Dirigeants, lors de votre prise de fonction, ne négligez surtout pas le SI !

L’arrivée d’un nouveau dirigeant au sein d’une PME ou d’une ETI est un événement. Comment un dirigeant peut aborder le sujet informatique lors de son arrivée ? Explications et b.a.-ba en 6 points dans cet article. 

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Quel est le lien entre le Système d’Information et la stratégie d’entreprise ?

Le SI est un organe vital de l’entreprise

Le Système d’Information (SI) est un ensemble organisé de ressources qui permet à une entreprise de collecter, stocker, traiter et distribuer de l’information. 

D’un point de vue organisationnel, son rôle est d’organiser les flux entre les utilisateurs et les différentes directions de l’entreprise. 

D’un point de vue fonctionnel et métier, tous les collaborateurs sont d’une manière ou d’une autre, reliés et impactés par cette structure.

D’un point de vue technique, le SI se compose des technologies (hardware et software) et des infrastructures comme le réseau, le câblage, les accès internet, la téléphonie, les postes de travail, etc. 

En résumé et quel que soit le point de vue de départ, le SI est un constituant crucial d’une entreprise, qui permet non seulement son bon fonctionnement, mais est également le reflet de son organisation et de son activité. 

Comment un changement de stratégie se traduit-il sur le SI ?

L’arrivée d’un nouveau dirigeant et la mise en oeuvre de sa nouvelle stratégie vont inévitablement avoir un impact sur de nombreux aspects de l’entité, comme la RH, les achats, le système de vente et bien sûr, les processus de travail.

À lire sur le même sujet : Comment mettre ma DSI au service de ma stratégie d’entreprise ? 

Pour les processus de travail, toute modification entraîne plus ou moins de remaniement informatique. Que ce soit directement sur des logiciels participant à la production de biens ou de services, mais aussi sur l’organisation des données et sur les flux d’informations nécessaires au pilotage de l’activité (indicateur, contrôle de gestion, …). Par exemple, le lancement d’une nouvelle ligne de produits ou de services peut nécessiter une reconfiguration de l’ERP ou de ses interfaces avec d’autres applications. Il faudra donc nécessairement adapter les flux et traitements pour la prise en compte de nouvelles informations, comme par exemple dans un document de reporting.  

On constate donc que le changement de dirigeant, dès lors qu’il souhaite imprimer sa marque et sa stratégie, aura un impact non-négligeable sur le Système d’Information, avec de probables répercussions sur l’activité globale de l’entreprise.

Comment un nouveau dirigeant peut-il aborder le SI ?

Si le SI doit effectivement servir les projets des dirigeants, de nouvelles décisions stratégiques vont inévitablement le bouleverser. Pour vous aider à repérer ces changements et mieux les appréhender, nous avons identifié pour vous 6 points de vigilance : 

1 – Les objectifs et les priorités ont-ils été clairement définis ?

Pour faire du SI votre meilleur allié lors de votre prise de fonction, ce dernier doit pouvoir s’aligner sur votre stratégie. Pour cela, formulez clairement vos objectifs. C’est le moment de revoir votre portefeuille de projets SI, ou de le créer s’il n’existe pas encore.  Cet outil vous permettra de déterminer les projets à engager, d’arbitrer et de prendre des décisions sur ceux déjà en cours. Par exemple, le projet de mise en place d’une GED (Gestion Électronique de Document) peut devenir prioritaire sur celui de l’évolution de la téléphonie. 

2 – Les risques liés au SI sont-ils bien pris en compte ?

Puisque l’activité de l’entreprise s’appuie incontestablement sur le bon fonctionnement de son SI, il est primordial de rester proactif quant aux risques qui lui sont associés. Plans de sauvegarde, politique de sécurité, plan de continuité d’activité (PCA) et/ou plan de reprise d’activité (PRA), devront entre autres, être abordés en priorité au début de votre exercice. 

3 – Les compétences de votre équipe informatique sont-elles bien gérées ?

Vous souhaitez revoir la politique de management de votre entreprise ? Gardez en tête que ce changement peut entraîner des rotations de personnel. Et si cela concerne les équipes informatiques, alors un départ, peut se traduire par une perte des compétences et des savoirs cruciaux, avec potentiellement un impact sur toute l’activité.

4 – Quel type de relation vous unit à vos prestataires SI ?

Lors de votre prise de fonctions, il est nécessaire de planifier assez rapidement des revues de services et/ou des revues de contrats avec les prestataires les plus stratégiques. Vos décisions, comme une nouvelle politique d’achat, peuvent amener à devoir modifier le portefeuille des fournisseurs ou à modifier la relation avec les fournisseurs. En cas de changement du fournisseur Informatique, ou de dénaturation de la relation, le niveau ou la qualité de service peuvent être altérés, avec des conséquences importantes sur l’activité qui en dépend ou sur le niveau de satisfaction des utilisateurs.

5 – Le SI actuel est-il suffisamment performant ?

Pour connaître la performance de votre SI, appuyez-vous sur des indicateurs objectifs comme le nombre d’incidents, leur criticité et leur durée sur une période donnée. En fonction de votre activité, d’autres indicateurs peuvent être intéressants à prendre en compte, comme le taux de disponibilité des applications cruciales pour l’entreprise.  

6 – Les équipes métiers sont-elles impliquées dans l’élaboration et l’évolution de leurs outils informatiques ?

Cet aspect est loin d’être négligeable puisque de la réussite de vos nouveaux projets dépend du degré d’implication de vos équipes métiers. En tant que premiers utilisateurs du SI de l’entreprise, vous allez rencontrer parmi eux vos premiers soutiens, mais peut-être également vos premiers points de blocages. Pour limiter cette dernière situation, il conviendra par exemple de faire participer les utilisateurs aux projets, de les maintenir informés de l’avancement, sans oublier de réaliser des enquêtes de satisfaction internes.

Par exemple, dans le cas où un nouveau dirigeant décide de produire une nouvelle gamme de produits, un changement de paramétrage de l’ERP est inévitable. La question à se poser est alors : comment impliquer les directions métiers pour les faire adhérer au projet ?

L’audit, assorti d’une feuille de route et d’un plan d’action concret, peut être une des solutions

Pour obtenir rapidement et efficacement les réponses à toutes ses questions, l’audit informatique, la mise en place d’un planning et d’une mise en œuvre vous permettra d’y voir clair et de prendre tout de suite les sujets en mains. Cela va notamment permettre de réaligner la feuille de route sur la nouvelle stratégie, mais également de faire la lumière sur les points critiques à surveiller lors de la période de transition.

 

Anticiper les changements sur le SI, une clé pour réussir sa prise de poste !

Une stratégie pro-active qui identifie au plus tôt les risques et facteurs d’amélioration, via la conduite d’un audit SI, est un excellent moyen d’accompagner le nouveau dirigeant dans sa prise de fonctions. 

Retrouvez ici, deux exemples concrets qui montrent comment un changement de gouvernance  (rachat et fusion) impacte inévitablement le SI :