PME : à quoi sert l’urbanisation de votre SI ?

Dirigeant, avez-vous déjà entendu parler d’urbanisation du SI ? Savez-vous en quoi cela consiste ? Et enfin, faites-vous la différence entre intégration et urbanisation ? Les réponses à toutes ces questions sont à lire dans cet article ! 

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Les nouvelles exigences informatiques des directions métiers

Le rôle des systèmes d’information évolue. D’une informatique destinée à faciliter le fonctionnement de l’entreprise, nous passons aujourd’hui à un système d’information (SI), qui doit permettre de créer de la valeur.

Dans toutes les entreprises qui se développent, le SI est maintenant inscrit dans la dimension stratégique. Cela signifie que non seulement il doit être au service des métiers et du business de l’entreprise, mais aussi que les métiers ont un impact de plus en plus marqué sur son évolution. Ces derniers entendent clairement intervenir dans la construction de cet élément stratégique, et exigent de la souplesse et de la réactivité.

Les directions métiers sont prêtes à bousculer, voire contourner les directions des systèmes d’information (DSI) jugées pas assez flexibles et réactives, pour disposer d’outils informatiques pertinents, efficaces, capables d’évoluer rapidement. On pense par exemple, à la mise en place d’une GED (Gestion Électronique de Document) pour partager des documents avec un fournisseur. En optant pour une solution déjà disponible sur le marché, la direction des métiers à l’initiative du besoin, n’est plus obligée d’attendre que l’application soit implémentée par sa DSI.  “Le monde des clients et fournisseurs avec lequel nous interagissons bouge vite. Si nous voulons créer de la valeur dans ces interactions, il faut être capable d’adapter nos outils avec beaucoup d’agilité.”, précise le dirigeant d’une entreprise industrielle dans la région de Lyon.

Or, si les directions métiers sont livrées à elles-mêmes, elles feront des choix qui auront du mal à s’inscrire dans la durée, qui ne faciliteront pas la communication, et qui rencontreront tôt ou tard des problèmes d’infrastructure inadaptée. 

L’urbanisation des Systèmes d’Information consiste à accompagner l’engagement des directions métiers, dans la conception et la mise en œuvre des outils informatiques, en garantissant la cohérence de l’ensemble à l’échelle de l’entreprise. Il s’agit d’organiser et d’aménager les outils logiciels et les infrastructures informatiques, avec la volonté de faciliter la performance des utilisateurs.

Pourquoi parler d’urbanisation du SI  ?

Une ville est composée d’une multitude de quartiers. Chacun d’entre eux comprend des habitations, des commerces, des espaces publics, des industries et des infrastructures. Ces dernières jouent un rôle dans le quartier et sont connectées aux autres quartiers. L’urbanisme consiste ainsi à organiser et à aménager l’espace urbain, avec la volonté de faciliter la vie des hommes qui y vivent, travaillent ou simplement circulent.

Si nous revenons aux Systèmes d’Information, les directions métiers souhaitent disposer d’outils logiciels qui correspondent à leurs besoins, aujourd’hui et demain. Des infrastructures sont nécessaires pour les faire fonctionner et pour communiquer. 

L’urbanisation d’un Système d’Information permet alors d’organiser la mise en œuvre de briques logicielles indépendantes, dédiées aux différents métiers de l’entreprise, tout en s’assurant que ces différentes briques vont pouvoir communiquer lorsque les processus le nécessitent. Il s’agit donc d’aménager un Système d’Information comme un espace urbain, avec la volonté de faciliter le travail des personnes, la communication, la prise de décisions et la sécurité. La cohérence de l’ensemble doit être assurée dans le cadre d’une stratégie d’entreprise. 

Intégration versus Urbanisation

Nous opposons parfois les progiciels de gestion intégrée (PGI), ou ERP (Entreprise ressource planning), bien connus des entreprises depuis les années 1990, avec une approche urbanisée.

Dans le premier cas, un même logiciel composé d’un ensemble de modules, couvre les principales fonctions d’une entreprise (vente, production, logistique, RH, relations clients …). Tous les modules sont produits par un même éditeur et reposent sur une base de données commune.

À la limite si on reprend le concept d’urbanisation, il s’agit d’une urbanisation centralisée, simple et robuste.

Cette approche est très structurante pour les entreprises, requiert un investissement important et implique un effet « tunnel » (démarche longue sans résultats rapides). La méthodologie de mise en œuvre (cycle en V) peut être source d’inquiétude puisque le résultat n’est visible qu’à l’issue d’une longue période.

Approche intégrée du SI :

 

 

Ce qu’on appelle aujourd’hui, « urbanisation des Systèmes d’Information », consiste à permettre aux différents métiers de choisir les meilleures solutions logicielles (qu’elles soient commercialisées par un éditeur, ou développées spécifiquement), tout en garantissant que ces applications peuvent communiquer efficacement. On parle de cohérence forte et de couplage faible.

Dans cette approche, il est possible de travailler par direction métiers, suivant des étapes courtes, destinées à produire des résultats rapidement. Réactivité et agilité sont alors possibles, à condition d’avoir notamment des compétences de gestion de projets adaptées (méthode agile).

Les applications métiers sont reliées par des mécanismes de « bus de données ». Dans la plupart des cas, un dispositif d’informatique décisionnelle est également construit et enrichit au fil des déploiements d’applications.

Approche urbanisée du SI :

 

 

Les avantages d’une approche urbanisée du SI

Il a déjà été souligné que chaque fonction de l’entreprise peut choisir ce qu’elle considère comme étant la meilleure solution logicielle.

Cela permet une évolution du Système d’Information en faisant cohabiter les applications existantes avec les nouvelles applications. L’effet « big bang » est évité et il n’est pas utile de remettre à plat tous les processus de l’entreprise, on peut procéder par étapes. C’est le Système d’Information qui va s’adapter aux processus de l’entreprise et non l’inverse.

Grâce à une approche incrémentale, il est donc possible de réaliser des petits gains rapides, ou de s’adapter à l’évolution de la chaîne de valeur d’un business model.

Lorsque l’urbanisation est mise en œuvre de manière maîtrisée, il est incontestable que les directions métiers reprennent du pouvoir sur leurs outils SI. Pour que de tels résultats soient atteints, il y a bien évidemment des points de vigilance importants à prendre en compte.

Comment maîtriser l’urbanisation ?

Cette approche implique une culture d’entreprise forte en matière de référentiels (métiers et données) et de flux d’échanges. Les règles de gestion et les processus d’entreprise doivent être parfaitement maîtrisés, car ce sont eux qui garantissent la pertinence des flux inter applicatifs.

En effet, l’intégration de « blocs » applicatifs nouveaux nécessite la formalisation d’échanges inter-applications pour garantir la cohérence de l’ensemble.

Le maintien et l’évolution de l’assemblage applicatif sont de la responsabilité de l’entreprise, contrairement à l’ERP où ces éléments sont à la charge de l’éditeur. La multiplicité des briques applicatives nécessite une gestion fine des différents fournisseurs et une rigueur importante dans la définition des rôles et responsabilités de chacun. De plus, les flux d’échanges étant permanents entre les applications, le dimensionnement et la performance des infrastructures peuvent nécessiter des investissements complémentaires.
S’il est possible d’obtenir des gains rapides, la mise en œuvre nécessite parfois l’acquisition de nouvelles méthodes et compétences au sein de l’entreprise (comme les méthodes agiles et des compétences en data management).

 

Pour aller plus loin, le présent article s’appuie notamment sur le document académique suivant : Démarche de conception d’une cible urbanisée et du plan de convergence, Christophe Longépé.