Systèmes d’Informations et nouvelle organisation du travail : les enjeux et les risques du travail hybride

La crise traversée depuis un an désormais aura permis à un grand nombre de salariés et d’entreprises de découvrir, voire d’apprécier le télétravail. Nous savons que le sujet cependant n’est pas simple. Le télétravail réel (que nous préférons appeler cousu main chez Deuzzi), c’est-à-dire efficace, bénéfique pour l’entreprise comme pour le collaborateur, demande un engagement, une confiance réciproque et une grande maturité de la part de chacun.

Nous évoluons actuellement vers un nouveau mode de travail : hybride et nomade. Travailler en équipe, depuis quelque lieu que ce soit, est une tendance lourde qui a vocation à survivre à la crise. Les entreprises doivent à présent repenser leurs modes d’organisation sous peine de creuser le fossé entre télétravailleurs et salariés présents sur site. Il va donc falloir que les directions des Systèmes d’Informations s’interrogent sur les modus operandi qui seront déterminants pour la suite, afin que le travail hybride, salué pour sa flexibilité, ne devienne pas — à terme — problématique.

L’année 2020 a ouvert la possibilité à travailler depuis chez nous, grâce aux outils numériques, et a démocratisé ce nomadisme digital jusqu’ici réservé aux travailleurs indépendants.

Aujourd’hui, les modèles d’organisation des entreprises continuent d’évoluer dans cette direction, mêlant le travail du monde d’avant et du monde d’aujourd’hui pour former celui du monde d’après : les travailleurs ne retournent que partiellement au bureau, ils développent plusieurs espaces de travail et les bureaux n’ont plus les mêmes usages.

Comment les entreprises préparent-elles leur organisation autour du travail hybride ? Quels sont les enjeux de ce nouveau mode d’organisation du travail et comment les Directions des Systèmes d’Information (DSI) vont-elles répondre à ces nouveaux besoins ?

 

Exemple d’enjeux et risques liés au travail hybride

Pour s’ouvrir à un mode de travail hybride, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs enjeux et risques :

1 – Partager et avoir accès à l’information pertinente, à distance

Afin de travailler dans de bonnes conditions, le salarié doit être à même de partager et d’accéder à toutes les informations dont il pourrait avoir besoin, quelle qu’en soit la source. Faciliter l’accès aux bonnes informations et leur permettre de circuler est l’un des enjeux majeurs des organisations hybrides. Une information mal organisée, difficile d’accès peut occasionner des pertes de temps, des risques d’erreurs, des décisions erronées. La gestion de la data devient un enjeu clé, à considérer pleinement.

2 – La communication 

Le travail en équipe à distance entraine souvent des difficultés de communication. Les échanges sont souvent moins spontanés et moins fréquents, lorsque l’équipe est dispersée. Qu’elles soient formelles ou informelles, il est donc nécessaire que les interactions soient davantage structurées et organisées dans un mode de travail hybride.

De plus, une équipe hybride ne peut s’appuyer uniquement sur une communication orale. La mise en place d’une culture de l’écrit est indispensable afin de s’assurer que les informations et les décisions soient partagées par tous les collaborateurs.

La culture d’entreprise et l’engagement des employés devront être repensés dans le cadre du travail hybride, particulièrement en ce qui concerne l’intégration des nouveaux employés.

3 – Le management

Manager une équipe hybride implique plus de complications que de manager une équipe que l’on voit tous les jours. Il n’est plus possible dans ce cadre d’évaluer le travail de chacun selon le temps passé sur une tâche. C’est pourquoi, désormais, on assiste à la montée en puissance de la culture du résultat, qui met plutôt en avant le travail réalisé et les livrables qui en résultent.

Pour garder ses équipes motivées et engagées, le manager doit faire des points plus réguliers avec chacun de ses collaborateurs, en privilégiant les modes de conversation directs afin de fluidifier la communication. Collaborer à distance suppose de maintenir une proximité avec ses équipes.

4 – La sécurité informatique

De plus en plus de collaborateurs admettent aujourd’hui utiliser des solutions informatiques sans l’accord de leur DSI. Ce phénomène de shadow IT peut entrainer de graves conséquences pour l’entreprise : de nombreuses études montrent qu’un tiers des attaques informatiques en 2020 en découlerait.

Avec le travail à distance, les pratiques de shadow IT tendent à s’intensifier, ce qui peut accroître les risques de cybersécurité. C’est donc à la DSI de s’assurer que les collaborateurs ont tout ce dont ils ont besoin pour travailler efficacement et de manière sécurisée, quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Soutien numérique indispensable des DSI

Il incombe aux Directions des Systèmes d’Information d’être sponsor et d’accompagner ces transformations, tout en apportant leur expertise et veiller aux risques. Au-delà de la fourniture des seules technologies et des outils adaptés, elles doivent veiller aux interactions entre applications, à la cohérence d’ensemble, à une harmonisation à minima des outils et des usages, aux nouvelles failles de sécurité qui émergent. Les chantiers sont de taille.

Les Directions des Systèmes d’Informations ont été débordées, elles ont travaillé en mode best-effort la plupart du temps, elles n’étaient pas préparées jusqu’à présent et devront encore évoluer en profondeur pour faire face et prendre en charge des modèles de travail hybrides.

Cela impliquera notamment :

  • Une veille active et renouvelée, au sein de la multiplicité des outils et usages propres au partage en télétravail
  • Une compréhension fine et une capacité de pilotage et d’accompagnement à la mise en place de nouvelles infrastructures hybrides, donc complexes
  • Une attention accrue, fortement renforcée aux enjeux de sécurité et de confidentialité
  • Une refonte de méthodes de travail pour accompagner la tendance de fond vers l’approche urbanisée des Systèmes d’Information
  • Une capacité à travailler de plus en plus en lien avec les métiers, les business et directions d’entreprise

Cette liste n’est pas exhaustive…

En 2020, les DSI ont majoritairement recouru au mode réactif et engagement de moyens, afin de permettre une continuité du travail à minima. En 2021, nous passons de changements subis vers des modèles choisis et mieux maîtrisés. Ainsi, les responsables IT vont-ils devoir améliorer l’intégration des outils propres à l’hybridation du travail. En accompagnant la transformation des habitudes de travail actuellement en cours, ils pourront autoriser de nouvelles efficacités opérationnelles, de façon plus pérenne et en assurant les niveaux de sécurité attendus.

Face à ces nouveaux défis, notre approche globale, alliée à l’attention pointue portée à chacun de vos challenges, permet un accompagnement cousu main dans la mise en place et la gestion de vos changements. Audit de vos Systèmes d’Informations, tant au niveau de la fonctionnalité que de la sécurité, mise en place des outils collaboratifs nécessaires dans le cadre du travail hybride, et pilotage de la bonne gouvernance de l’ensemble, Deuzzi est à vos côtés à chaque étape.

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