5 pièges à éviter quand on veut rénover son SI

Rédigé par Cédric, Consultant Systèmes d’Information.

Vous dirigez une PME et vous avez besoin de faire évoluer significativement votre Système d’Information (SI) ? Pour démarrer ce projet avec sérénité, cet article vous donnera des éclairages pour éviter les premiers obstacles.

Une entreprise, quelle que soit la taille et le secteur d’activité, est comme un organisme vivant : elle change, elle évolue. Parfois ces changements conduisent les dirigeants à se lancer dans la rénovation de leur SI. On peut citer parmi les principales causes à l’origine de ces projets importants les situations suivantes :
– Croissance forte de la société, qu’elle soit interne ou externe (fusion/acquisition) ;
– Nécessité de répondre à de nouvelles attentes des clients ;
– Nouveaux entrants sur le marché ;
– Évolutions technologiques majeures provoquant la vétusté du SI.

Nous vous dévoilons ici, 5 pièges faciles à éviter pour réussir votre projet de renouvellement du SI.

1. Faire fi de l’existant

Si vous décidez de changer en profondeur votre SI c’est qu’il ne répond plus à vos attentes, à l’ambition que vous avez pour votre société. On peut alors être tenté de faire table rase du passé. S’il est vrai qu’il est intéressant de se projeter vers une cible nouvelle, il est important de bien évaluer le SI existant. En effet, son évaluation vous permettra de savoir si vous partez avec un capital qui sera un atout, ou au contraire, si vous accusez une « dette » technique qu’il faudra compenser.

Dans tous les cas, gardez à l’esprit qu’il sera nécessaire que ce SI existant reste fonctionnel pendant la mise en place du nouveau SI.

> Pour éviter les ruptures de service
Prenons le cas d’un magasin qui décide de changer son système de caisse. Pour mettre en place le nouveau système, la chaîne de magasins doit être en mesure de reprendre ses encours de vente, son niveau de stocks de produits, etc. Elle doit donc s’appuyer sur un existant et ne peut s’en dédouaner. De plus en cas de problème lors de la mise en route du nouveau système, le magasin doit pouvoir compter et se replier sur le SI existant. Aucune rupture de service ne peut être tolérée puisque c’est le chiffre d’affaires qui est en jeu. Avant de suspendre le système existant, mieux vaut donc s’assurer du bon fonctionnement du nouvel outil.

> Pour transférer les données stratégiques
D’autre part, une entreprise qui change son SI doit veiller à ne pas perdre ses données. Si dans le précédent SI étaient stockés des milliers de contacts qualifiés, il serait insensé de repartir de zéro ou de devoir ressaisir manuellement toutes ses précieuses informations dans le nouveau système.

 

2. Se concentrer sur le fonctionnement interne de son entreprise

Il n’y a pas si longtemps, le SI était un outil dédié à l’amélioration du fonctionnement interne des entreprises. Les objectifs prioritaires du SI étaient alors d’automatiser un ensemble de tâches avec peu de valeur ajoutée et d’optimiser les processus internes. 

Bien entendu, l’amélioration interne doit être un de vos objectifs prioritaires lors de la refonte de votre SI. Mais deux autres objectifs peuvent être poursuivis et accroitront la valeur de votre futur Système d’Information : 

> Offrir une nouvelle expérience à vos clients
à l’aide du numérique.
Par exemple, si pour vos besoins internes vous décidez d’installer une connexion wi-fi pour faciliter la réalisation de vos inventaires, vous pouvez tout à fait imaginer en faire profiter vos clients lors de leurs visites. Il s’agit d’amener un service gratuit complémentaire au client, qui peut même s’avérer être un excellent levier de business. En effet, une fois l’utilisateur connecté au réseau wi-fi de l’entreprise, il est possible de visualiser son parcours client, identifier les rayons dans lesquels il passe le plus de temps, pour ensuite lui envoyer des offres commerciales adaptées à ses besoins.

> Augmenter la valeur de vos produits et services grâce à l’intégration du digital. Par exemple, dans le cadre d’un projet de dématérialisation du système de facturation en interne, il est parfaitement envisageable de proposer de nouveaux services clients qui en découlent. On pense par exemple à la possibilité pour le client, de consulter en ligne l’historique de ses factures. En incluant le client dans ce type de projet, on lui apporte de la valeur tout en augmentant l’efficience interne. 

 

3. N’impliquer que le service informatique dans le projet

Un raccourci est souvent pris en limitant le SI à sa composante informatique. Les anglo-saxons distinguent IT (Information Technologies) et IS (Information Systems). L’IT représente la partie informatique de l’IS. Limiter un projet de refonte de Système d’Information à l’acquisition d’un ensemble d’outils technologiques limitera la contribution de ce dernier à votre projet d’entreprise.

Le SI concerne l’ensemble des directions métiers de l’entreprise puisque ce sont eux qui auront un usage des outils informatiques. Plus les différents métiers de l’entreprise s’approprieront et utiliseront à bon escient le futur SI, plus grande en sera sa contribution aux enjeux stratégiques de l’entreprise. Associez vos directions métiers dès les premières réflexions sur votre refonte du SI.

Barque solitaire
 > Associer les services impliqués pour éviter les incidents
Prenons le cas d’une école qui, pour promouvoir ses formations se rend régulièrement sur les forums et salons. Lors de ces événements, elle avait l’habitude de récupérer les contacts des candidats intéressés par voie papier. Mais le traitement des informations a posteriori exigeait beaucoup de temps et des erreurs de saisie étaient possibles (noms de contacts, adresses email, etc.). Elle a alors décidé de se lancer dans la mise en place d’un outil numérique connecté sur smartphone et tablette pour recueillir plus simplement ces données. Pour cela, elle a confié le projet à un informaticien qui a développé un produit technique. Mais l’outil s’est très vite confronté à des contraintes de terrain (connexion internet congestionnée sur les salons) et s’est finalement avéré inefficace. Ce problème aurait pu être évité si le directeur commercial avait été associé au projet. Il aurait pu partager son expérience terrain avec l’informaticien et l’avertir que sur ces événements la connexion au réseau est souvent délicate. L’informaticien, lors de la conception de l’outil aurait alors pu intégrer un mode « déconnecté » à sa solution et elle aurait parfaitement accompagné la stratégie commerciale de l’école.

4. Partir des contraintes

Véritable reflet numérique de votre entreprise, le point de départ de la refonte du SI doit être votre vision stratégique d’entreprise. Se projeter est toujours délicat et le chemin à parcourir pour atteindre des objectifs stratégiques est souvent flou. Face à cette incertitude, il est humain de vouloir se rassurer en retournant vers des schémas connus (manière de travailler, compétences existantes et contraintes connues).

Si cette approche prend une place prépondérante dans votre projet, le futur SI ne sera pas le levier de transformation que vous attendez. Au mieux il sera une version améliorée de votre SI existant. Partez de votre stratégie d’entreprise et tracez les grandes lignes directrices pour votre SI de manière à éclairer le chemin à parcourir. Les choix tactiques et opérationnels viendront ensuite et vos décisions en matière de SI seront prises en cohérence avec votre stratégie grâce aux lignes directrices. 
Un suivi régulier pour un alignement stratégique réussi
Un dirigeant qui construit sa stratégie, projette son entreprise à au moins 2 ou 3 ans. Pour atteindre ses objectifs, il décide de confier l’alignement de son SI à son projet d’entreprise à son Directeur de Système d’Information. De son côté, le DSI va se concentrer sur ce qu’il sait faire, ce qui ne correspond pas forcément au changement espéré par le dirigeant. Un an plus tard, le résultat tombe : le projet n’avance pas. Pourquoi ? Un suivi régulier est nécessaire pour s’assurer que le plan d’action mis en place par les équipes techniques correspond bien aux attentes des instances dirigeantes.
Contrôle bateau

Pour cela, il est possible de se faire accompagner par un partenaire conseil qui assurera le lien entre ces deux pôles : technique et stratégique. Ce prestataire aura pour mission de traduire les objectifs de l’entreprise en feuille de route pour les équipes informatiques, et de veiller au bon déroulement du projet. Plus d’informations à retrouver dans le petit manuel de digitalisation à l’attention des dirigeants.

5. Faire un plan “Marshall”

L’expression « le diable est dans le détail » peut vous conduire à planifier de manière très détaillée et minutieuse votre projet de refonte du SI. Le risque principal est alors de se perdre dans les détails, ce qui va possiblement réduire la motivation des équipes avant même d’avoir commencé à poser la première pierre de votre futur SI. Préférez mobiliser les équipes avec des méthodes agiles, qui produiront des résultats rapides. Même si les premiers efforts ne seront peut-être pas couronnés d’un succès total et immédiat, cela vous permettra d’enclencher une dynamique positive et constructive pour aborder la refonte de votre SI.

> Mise en place de solutions intermédiaires plutôt que des solutions radicales
C’est l’exemple d’une société de ventes par correspondance, qui reçoit ses commandes par courrier. Afin de réduire le temps de traitement de ces commandes, l’entreprise, plutôt que de changer totalement son business model en dématérialisant complètement son système, a décidé de mettre en place un outil de reconnaissance de caractères pour numériser les bons de commande. Cette solution intermédiaire a pu être mise en place rapidement, sans changer les habitudes des clients, tout en réduisant significativement le temps de traitement. Ce qui n’aurait pu être le cas dans le cas d’un changement plus radical.



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