Faut-il vraiment « jeter » votre ERP spécifique ?

Vous voulez faire avancer votre entreprise mais votre ERP “maison” vous gêne ? Faut-il succomber aux sirènes des vendeurs de logiciels dernier cri ou camper sur ses positions et défendre son ERP spécifique à tout prix ? On vous dit tout dans cet article.

d’après un entretien avec Christelle Ganga et Dominique Villard chez Deuzzi.

L’ERP spécifique, la solution aux process de production particuliers.

Dans les entreprises qui ont un modèle de production particulier, l’ERP spécifique a souvent été la meilleure solution. Ces PME ont souvent eu du mal à trouver des logiciels du marché, simples et accessibles qui répondaient à leur problématique et s’adaptaient à leur organisation. On peut citer par exemple une entreprise de biotech, une autre qui fait de la formation en ligne ou encore une entreprise industrielle avec des contraintes réglementaires très fortes. Il y a 5 à 10 ans, les logiciels standards du marché étaient peu modulables et nombreuses sont les PME à avoir fait le choix de développer en interne un ERP répondant à leurs besoins.

Ces ERP “maison” ont souvent été développés par un responsable informatique, ou dans certains cas par une équipe qui avait une appétence pour le codage. Au fil des années, ce logiciel est devenu un outil clé dans l’entreprise, un outil stratégique, entièrement maîtrisé par un petit groupe de collaborateurs aux compétences particulières.

L’ERP “maison” et sa cohorte de problèmes

Aujourd’hui, nombreux sont les dirigeants qui veulent faire avancer leur entreprise et qui se retrouvent confrontés à des problèmes liés à l’ERP “maison” vieillissant.

Tout d’abord, il y a le sujet de la dépendance de l’outil à une personne ou une petite équipe. Que faire si l’informaticien s’en va ? Ensuite, il y a l’évolution des technologies. On recrute un nouveau collaborateur mais il ne maîtrise pas le langage utilisé à l’époque. On a besoin de connecter l’ERP à un autre outil plus moderne et on se rend compte que ça n’est pas possible.
On peut citer le cas d’un ERP spécifique dont la partie comptabilité ne pouvait pas se connecter à un nouveau logiciel de gestion des notes de frais.

Dans ce cas, on peut se poser la question de la fiabilité des données et de la circulation de l’information dans le Système d’Information de l’entreprise. Cette situation peut tourner au cauchemar avec un logiciel “maison” qui est mal documenté et dont la maintenance a été faite au petit bonheur la chance par une personne qui n’est plus dans l’entreprise…

Comment faire évoluer son ERP spécifique ?

Il est vrai qu’un ERP spécifique peut traîner avec lui un ensemble de problème. Faut-il pour autant s’en débarrasser et faire table rase ? Pas obligatoirement.

Le premier réflexe d’un dirigeant est souvent de faire faire un audit, et c’est souvent un bon point de départ. Cet audit aura pour objectif de répondre aux questions suivantes :

  •  y a t il la bonne documentation,
  •  l’information délivrée par l’outil est-elle fiable,
  •  la technologie est-elle pérenne,
  •  l’outil est-il en adéquation avec les besoins des utilisateurs,
  •  l’outil répond-il aux contraintes réglementaires et aux normes ?

Une fois cet état des lieux réalisé et les réponses apportées aux principales questions, on peut se demander si on garde l’ERP maison, si on investit dans un nouvel outil flambant neuf ou encore si on essaye de trouver une 3ème voie.

Garder l’ERP spécifique et ne toucher à rien est souvent une solution impossible si on veut faire évoluer l’entreprise. Investir dans un nouvel outil peut également avoir plusieurs contraintes : investissement financier et humain, dépendance envers un prestataire, mauvaise adaptation aux besoins particuliers de l’entreprise.

Dans tous les cas, si il s’avère nécessaire de “se débarrasser” de l’outil maison, l’aspect “accompagnement du changement” est crucial. Il est conseillé de bâtir plusieurs scénarios, de cadencer les évolutions et de mettre en place une feuille de route claire afin de sécuriser le passage d’un outil à l’autre

Et si les problèmes liés à un ERP spécifique étaient une belle opportunité ?

Généralement, les sujets soulevés par un ERP maison sont l’opportunité de faire un pas de géant en terme de Système d’Information et d’organisation.

On peut citer le cas d’une entreprise dans laquelle on a revu le périmètre fonctionnel de l’ERP spécifique. On a conservé l’outil d’origine qui gérait les fiches de production et les ordres de fabrication et on a branché des logiciels standards pour la gestion de stock, la logistique et la comptabilité générale.

On peut citer aussi le cas d’une PME industrielle dans laquelle les utilisateurs avaient l’habitude de demander des modifications de l’ERP chaque semaine, comme « une lettre au Père Noel ». En se concentrant sur les demandes importantes, l’équipe de développement a réussi à rationaliser les évolutions et se concentrer sur les sujets prioritaires et pérennes. On a ensuite fait appel à un prestataire extérieur pour former et soulager l’équipe interne. En créant ce binôme, on a fait évoluer l’outil, à la fois sur son périmètre fonctionnel et sur sa technologie.

« Chez Deuzzi, on a sécurisé et pérennisé le logiciel Pilote SI, un logiciel développé en interne. Cet outil reposait exclusivement sur les épaules d’un informaticien. Nous avons pris la décision de créer un binôme avec un prestataire externe et on se sent plus serein. » précise Dominique Villard, chargé du développement des compétences chez Deuzzi.

Comme vous l’aurez compris, si votre ERP spécifique bloque l’évolution de votre entreprise, il n’y a pas de solution miracle mais une belle opportunité de faire évoluer votre écosystème SI dans un monde où l’entreprise repose de plus en plus sur les digitalisations des processus.

Découvrez l’article “6 clés pour piloter le Système d’Information de votre PME” afin de comprendre comment maîtriser et piloter votre Système d’Information sereinement.

 



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