L’Acodège modernise son Système d’Information et rentre dans l’ère de la digitalisation, au service de la stratégie de développement des métiers, de ses collaborateurs et des enjeux de suivi des usagers

Patrice DUROVRAY, Directeur Général de l’association Acodège, nous raconte comment il a procédé pour faire passer le système d’Information de l’association bourguignonne dans une nouvelle ère, celle du numérique.

L’un des facteurs clés du succès est d’être bien accompagné et conseillé dans ce projet de modernisation de son Système d’Information.

L’Acodège est une association loi 1901, reconnue d’intérêt général, qui regroupe 43 établissements et services dans le domaine des services sociaux et médico-sociaux sur la région Dijonnaise (21).

Un état des lieux nécessaire pour mettre en lumière les axes d’amélioration et leurs priorités

 

Le Système d’Information d’Acodège s’est bâti de manière empirique, au fur et à mesure des évolutions de l’association et des besoins nouveaux des utilisateurs. « Nous avions conscience que notre système d’information n’était pas du tout mature, voir défaillant et l’ensemble des utilisateurs s’en plaignaient quotidiennement » explique Patrice DUROVRAY, Directeur Général de l’Acodège.

 L’état des lieux confirme les dysfonctionnements et met en lumière des axes d’amélioration sur les 3 volets du Système d’Information de l’Acodège : l’organisationnel, le fonctionnel et la technique. « L’équipe Deuzzi nous a apporté cette vision globale de l’ensemble du Système d’Information qui nous manquait ».

Comme le souligne Patrice DURROVRAY, « Grâce à cet audit, nous avons pu déterminer les leviers de développement et d’innovation pour notre Système d’Information. »

« La refonte des infrastructures dans sa globalité devenait un axe prioritaire à l’évolution et la modernisation de notre SI »

 Le directeur général note également que sa structure organisationnelle est sous-dimensionnée par rapport à la taille de la société, qui comptabilise plus de 500 postes de travail : « Le service informatique était vraisemblablement insuffisant, nous étions face à une impossibilité structurelle. »

Depuis l’état des lieux et par son co-pilotage des projets de modernisation, Deuzzi apporte du pragmatisme et du sur-mesure.

 

Le constat initial a permis de mettre en place un véritable plan d’évolution du SI, avec différents axes stratégiques. L’organisation a été repensée et redimensionnée.

Patrice DUROVRAY explique « Deuzzi apporte une méthodologie en mode projet et un accompagnement fort en terme de communication. Ils nous ont permis de structurer une communication régulière et bien dimensionnée sur l’ensemble des établissements et services. »

 L’équipe Deuzzi adapte le projet d’accompagnement en fonction des besoins et de la stratégie de l’Acodège, comme le souligne le dirigeant : « Nous avons rapidement démarré une collaboration fructueuse grâce à notre vision partagée sur les projets de modernisation du SI : reprendre les bases de notre système d’information pour ensuite le développer et améliorer nos capacités métiers ! »

 

Plusieurs projets de modernisation du SI avec des objectifs clés : l’autonomie et la proactivité.

 

Ainsi, plusieurs projets de modernisation émergent avec comme objectif de rendre Acodège autonome sur la question du SI.

Le premier concerne la question de l’Infogérance. Dans un premier temps, l’accompagnement de DEUZZI a permis de déterminer un cahier des charges et de préparer le choix stratégique d’un prestataire. Dans un second temps, c’est l’autonomie du responsable SI de l’Acodège qui est visée.

 Au départ du projet en mars 2017, l’infogérance était défaillante. Aujourd’hui, le système est correctement piloté et bien géré. « Nous avons retrouvé une forme de proactivité. Nous sommes plus sereins et mieux organisés. Désormais, nous pouvons développer le Système d’Information, car il est plus mature, mieux géré, agile et proactif » explique Patrice DUROVRAY.

En ce début 2019, un deuxième projet d’envergure vient d’être lancé : le déploiement du Dossier Unique de l’Usager. Acodège souhaite fournir aux équipes métiers des outils numériques pour gérer et suivre l’ensemble des activités des usagers des différentes entités, métiers et sites de l’Acodège : suivi des prestations, facturations, dossiers médicaux…

 L’Acodège a fait une nouvelle fois le choix d’être accompagnée par l’équipe Deuzzi sur la définition du cahier des charges du Dossier Unique de l’Usager et sur le choix du ou des prestataires. Patrice DUROVRAY note « un accompagnement très pragmatique » et « la pertinence des solutions, connectées à nos forces et nos capacités techniques organisationnelles et relationnelles. »

 Si Deuzzi accompagne Acodège sur de nombreux projets, elle favorise également l’autonomie de son client via la formation. Elle se matérialise dans un troisième projet : la réalisation d’un portefeuille de projets, nécessaire à la création d’une feuille de route efficace sur le sujet de la digitalisation des activités métiers.

 Patrice DUROVRAY poursuit : « Deuzzi ne favorise pas la dépendance, il aide la structure à atteindre l’autonomie, voir l’indépendance. C’est une belle façon d’appréhender le lien avec le client : le rendre autonome. »

 

Des projets d’évolution du SI au service de la stratégie de développement de l’association Acodège.

 

« Au-delà des dysfonctions, nous étions dans une stratégie d’unicité associative. Notre particularité est d’avoir 43 établissements et services. Le SI devait être structuré sur une visée d’uniformité et d’unicité » poursuit le dirigeant, Patrice DUROVRAY.

 Le Système d’Information doit aider les décisionnaires dans leurs réflexions stratégiques et le pilotage de l’association. La stratégie de l’Acodège se construit autour de 3 enjeux :

 L’unicité : comme le souligne le dirigeant, « le SI permet de créer de l’unicité tout en prenant en compte la répartition géographique des sites. Malgré les distances, nous pouvons créer du lien et être réactif. C’est la force que nous souhaitions développer pour notre SI : réactivité et proximité ! »

 La performance : Acodège souhaite favoriser le management de la performance et un système vertueux. Le SI offre ce cadre de la performance, avec un système adapté à des prestations définies.

 Le développement des compétences et l’accompagnement aux changements : Il convient pour Patrice Durovray de « développer les compétences de chacun pour répondre à l’évolution annoncée de l’ère de la digitalisation de nos outils et métiers. »

 Le directeur général conclut : « Nous n’avons pas encore atteint un optimum, mais nous sommes dans un vrai processus d’avancement, très structuré. »

 

Découvrez aussi comment la période d’audit chez Acodège a permis à l’association de remettre à plat l’organisation de son SI pour devenir plus efficient.

 

 



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