[Cas client Opticiens Krys J. TORRILHON] – Comment faire le bon choix pour un logiciel de gestion ?

 

Les opticiens Krys J. TORRILHON se font accompagner pour choisir leur solution de gestion des temps (AMO).

Pour faire face à leur forte croissance, les opticiens Krys J.TORRILHON ont fait appel à un prestataire dans le cadre d’une AMO pour être accompagné dans l’aide au choix d’une solution mutualisée de gestion de temps pour l’ensemble de leurs sites. Une mission menée à bien, un choix sécurisé et un client satisfait par l’accompagnement méthodologique et l’avis indépendant de l’équipe Deuzzi sur les solutions du marché.

 

Le contexte

Les opticiens Krys J.TORRILHON sont en forte croissance régulière depuis leur création en 1964. A ce jour, 16 magasins sont répartis sur les régions Auvergne-Rhône-Alpes et Bourgogne-Franche-Comté.

 

La problématique

Le siège du groupe avait besoin de centraliser la gestion des ressources de chacune des équipes commerciales et techniques des 16 points de vente de manière efficiente.

En effet, chaque manager de magasin gère de manière manuelle les temps de son équipe sur des feuilles papier et/ou Excel pour ensuite faire remonter par mail les informations vers l’équipe RH du siège, qui réalise mensuellement les paies de près de 160 collaborateurs.

Pour l’équipe du siège, il en résulte une perte de temps (ressaisie des données, source d’erreurs) et des managers, génératrice de stress en fin de mois, échanges fréquents en aller/retour pour valider les saisies de temps.

De plus, l’absence de monitoring global des managers sur les ressources individuelles par magasin, par équipe entraîne un manque d’anticipation sur la gestion de l’affectation des ressources selon les périodes de l’année (pics ou creux d’activités) et lors d’acquisition de nouveaux magasins.

 

Les objectifs 

Face à cette problématique,  le groupe a donc formalisé ses objectifs prioritaires nécessaires pour une gestion des temps optimisée et mutualisée : 

  • Automatiser l’intégration des données directement dans l’outil de gestion des paies afin de minimiser les erreurs et fiabiliser le traitement des primes, absences, récupérations…
  • Obtenir des indicateurs temps réel sur la charge des équipes permettant aux managers d’anticiper la réaffectation des collaborateurs sur différents magasins selon les pics d’activités
  • Permettre aux managers de consulter le planning de leurs collaborateurs depuis un accès internet sécurisé sur n’importe quel type d’équipement (pc, portable, tablette, smartphone) afin de valider et de suivre l’activité de leur équipe
  • Permettre aux collaborateurs de saisir et consulter depuis un simple accès internet et de manière sécurisée à l’état de leurs activités (planning, congés, récupération, RTT…)
  • Minimiser les frais d’investissement et de gestion de l’applicatif métier avec la volonté de la direction générale de s’orienter vers une solution en mode SAAS (hébergement externalisé)
  • Permettre à la direction générale de pouvoir intégrer de nouveaux magasins dans un délai très court sur le processus métier de gestion des activités et ressources collaborateurs

 

La prestation Deuzzi retenue

Le groupe choisit donc d’être accompagné par un consultant Deuzzi sur une mission d’accompagnement dans l’aide au choix d’une solution de gestion des temps. Deuzzi a apporté son expertise et à participer à la mise en œuvre lors des différentes étapes :

  • Identification et structuration des attentes et besoins
  • Formalisation d’un cahier des charges sur mesure
  • Identification des acteurs du marché
  • Participation aux démonstrations logicielles
  • Synthétisation de l’évaluation des solutions sur les volets (techniques, fonctionnels, financiers)

 

Les résultats obtenus

Une fois la mission finalisée et la solution mise en place, les opticiens Krys J. TORRILHON et Deuzzi ont constaté les avantages de cette mission d’accompagnement :

    • Le planning prévisionnel de la phase d’identification des besoins, choix solution et prestataire et celui de l’éditeur et intégrateur logiciel sur la phase de mise en œuvre ont été respectés
    • Le budget alloué initialement à ce projet a été tenu
    • L’équipe RH du siège a immédiatement constaté une réduction des temps de traitement et gestion des paies
    • La fiabilisation des données RH (primes, congés, absences, RTT…)
    • Un meilleur pilotage des ressources et des activités par les managers, sur l’ensemble des 16 magasins.
    • Une maîtrise des coûts via le choix d’une solution en mode SAAS (location à la licence) avec une affectation budgétaire sur du fonctionnel.
    • Une haute-disponibilité d’accès à la solution et de manière sécurisée (24/7/365)
    • L’accessibilité depuis n’importe quel accès à internet et de manière sécurisée (authentification forte) en mode web, ce qui renforce la mobilité des collaborateurs.

« Notre consultant DEUZZI nous a aidé à construire un cahier des charges transcrivant notre besoin exact, de manière lisible pour les acteurs du marché. Il nous a apporté son œil d’expert lors de la sélection des fournisseurs à qui adresser notre dossier et de la short-list des réponses les plus pertinentes. Son appui a été essentiel quant à la validation de la dimension technique des offres et sur les solutions appropriées dans notre contexte / organisation. Nous avons bénéficié de ses conseils jusqu’à la première réunion de lancement avec le prestataire, afin de sécuriser la mise en œuvre de la solution retenue, celle-ci répondant en tout point à notre besoin. L’accompagnement de DEUZZI nous a vraiment permis de formaliser correctement notre besoin afin de choisir la solution la plus adaptée. »

Vincent TORRILHON - DG d’OPTIQUE PARTICIPATIONS

A propos des Opticiens Krys J.Torrilhon – http://opticiens-torrilhon.fr/ – @groupetorrilhon

Les Opticiens Krys J.Torrilhon sont un réseau de 16 magasins d’optique en Auvergne-Rhône-Alpes et Bourgogne-Franche-Comté.

Rendez-vous dans l’un des magasins de lunettes Krys J. Torrilhon situés à Brignais, Dardilly, Ecully, Epagny, Francheville, Givors, Lyon La Duchère, Pierre-Bénite, Saint-Denis-les-Sens, Saint-Etienne, Saint-Genis-Laval, Sens, Seynod, Valence, Vaulx-en-Velin et Vénissieux.

Nos valeurs et notre éthique : 

Nous portons une attention toute particulière à développer des relations basées sur l’honnêteté, la confiance, le professionnalisme et l’écoute de nos clients, nos collaborateurs et nos partenaires.

Nous nous engageons à vous rendre entièrement satisfait de notre travail et cet engagement se décline concrètement autour de 5 axes :

    • Plaisir de satisfaire
    • Excellence et éthique
    • Etre pionniers
    • Développement des hommes
    • Réussir ensemble


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