[Cas client WOONOZ] – Comment structurer son Système d’Information quand on est en très forte croissance ?

WOONOZ est une société « disruptive » lyonnaise en forte croissance. Découvrez comment elle a réussi à structurer son Système d’Information pour l’adapter à cette croissance constante.  

 

La nécessité de structurer le Système d’information

« Un audit réalisé dans le cadre du programme SI-PME a soulevé qu’au niveau de l’infrastructure interne, il y avait pas mal de choses à faire évoluer. Un plan d’actions a ainsi été défini et un appel à projet a été lancé. C’est Deuzzi qui a été choisie, notamment pour son indépendance vis-à-vis des acteurs du marché (intégrateurs, constructeurs, …) », souligne François PARET, Directeur Général et co-fondateur de WOONOZ.

Depuis Septembre 2016, la société WOONOZ a donc choisi d’être accompagnée par Deuzzi pour l’assister dans le pilotage de son Système d’Information.

 

Un Système d’Information évolutif et adapté à sa forte croissance

« Depuis l’arrivée de Deuzzi, la société est passée de 40 salariés à 80. Et ce n’est pas fini, de futures arrivées sont déjà programmées ! Il a donc fallu accompagner cette croissance en structurant le Système d’Information et soutenir la personne en interne en charge du SI, en lui apportant une vision extérieure, » nous confie François PARET.

Pour adapter son Système d’Information à la forte croissance (+50% en 2016), Deuzzi a accompagné Woonoz et l’a aidé à choisir les meilleurs prestataires au niveau des outils et au niveau de l’infrastructure, ceci en toute neutralité.

 

Un Système d’Information aligné sur notre métier

Il s’agissait pour WOONOZ d’organiser avec efficience les services délivrés auprès des métiers et de s’assurer de l’alignement de son SI sur sa stratégie.

Pour François PARET, l’objectif clairement défini était de fiabiliser et sécuriser le SI de son entreprise, afin qu’il réponde aux besoins métiers, ainsi qu’à leur forte croissance.

 

Le choix d’une gouvernance du SI

« Nous n’avions pas cette compétence en interne et notre organisation est trop petite pour avoir une ressource interne à temps plein. Ce manque de gouvernance nous faisait prendre des risques au vu des enjeux, des clients et de la taille de notre société. »

Pour mieux gérer et anticiper les effets de la croissance, un Comité de Pilotage SI avec la Direction de WOONOZ a été mis en place. Il permet ainsi de maintenir en permanence la vision et la cohérence globale des métiers par rapport au Système d’Information (SI).

Une feuille de route SI a été créée à partir de l’audit informatique précédemment réalisé et est mise à jour régulièrement.

DEUZZI a accompagné l’entreprise dans la structuration de son service informatique. Elle l’a conseillé au travers de bonnes pratiques de pilotage d’un SI :

  • la création d’outils de pilotage
  • l’animation de la réunion opérationnelle SI avec les informaticiens internes
  • la mise en place de documentation afin de garantir la continuité d’activité

 

Un Système d’Information mis sur les rails en 6 mois

« A ce jour, l’infrastructure est adaptée à nos besoins actuels ainsi qu’à moyen terme. Le plan d’action a été respecté dans les grandes lignes. En 6 mois, nous avons réussi à structurer l’infrastructure et remettre sur de bons rails notre Système d’Information » souligne François PARET.

Des outils manquants et sécuritaires ont été mis en place, à savoir :

  • Une charte informatique,
  • Une politique de sécurité,
  • Un Plan de Reprise d’Activité (PRA),
  • Une politique de sauvegarde.

L’aide fournie par DEUZZI  à avoir une démarche de projet structurée et impliquant les métiers a permis de restaurer la confiance avec le prestataire CRM et la réussite du projet ainsi que la  projection au-delà par la suite.

L’outil actuel de comptabilité ne convenait plus en raison d’une couverture fonctionnelle faible. Il fallait choisir un nouvel outil. L’accompagnement pragmatique et structuré de Deuzzi  et la méthode mise en place a permis à WOONOZ d’effectuer un bon choix, fondé sur des critères qualitatifs et financiers. La mise en œuvre est en cours avec une implication forte des métiers.

Pour le dirigeant de WOONOZ, « l’accompagnement s’est fait de manière plutôt naturelle suite à l’audit, permettant de déterminer rapidement la feuille de route. Dans ce cadre clairement défini, il a été plus facile de bien suivre cette feuille de route, de la partager et de retrouver un climat de confiance avec l’ensemble des prestataires en place »

Aujourd’hui, les métiers sont mieux impliqués. Les projets réussissent plus facilement grâce à la méthodologie de projet et l’accompagnement au changement mis en place par DEUZZI.

« La valeur ajoutée de DEUZZI a été de mener les projets sans impacter le quotidien des équipes et sans changer leurs habitudes. Aucune coupure de service n’a eu lieu. Je peux dire que le projet a été maîtrisé », conclut François PARET Directeur Général et co-fondateur de WOONOZ

Gouvernance du SI
Consultez un expert
A propos de WOONOZ – http://www.woonoz.com/

Créée en 2005, WOONOZ est une société « disruptive » lyonnaise de 80 personnes, primée à plusieurs reprises. Elle développe des services en ligne d’apprentissage personnalisés, intelligents et efficaces (moteur d’Ancrage Mémoriel®, Projet Voltaire®).

3 ingénieurs informatiques sont à la base du projet Woonoz. Ils ont mis au point un moteur d’Ancrage Mémoriel® (IA), basé sur des travaux de recherche sur les sciences cognitives, qui permet de mémoriser très rapidement, et efficacement, tous les savoirs. Ce moteur cartographie en temps réel les connaissances sur le domaine et ne fait travailler que sur ce que l’on ne connait pas. Il crée également le profil cognitif et s’adapte à la façon de mémoriser de la personne qui réalise le test.

Leurs principaux clients : près de 4 millions d’utilisateurs dans le monde, des groupes réputés tels que Dassault Systèmes, groupe Iliad, le C.E.A., les Laboratoires UPSA, des banques, et plus de 2500 établissements scolaires (du primaire aux universités et grandes écoles). www.woonoz.com et www.projet-voltaire.fr

Leur plus grande fierté ? Recevoir régulièrement des messages de personnes les remerciant de les avoir aidées à se remettre à niveau en orthographe, pour trouver un travail, se sentir mieux en société ou tout simplement se faire plaisir en maîtrisant mieux la langue de Voltaire.