Les 6 clés pour piloter le Système d’Information d’une PME

Les 6 clés pour piloter le Système d’Information d’une PME

Le Système d’Information d’une PME est complexe. Il se compose d’utilisateurs, de personnels informatiques, de logiciels, de matériels, de procédures, de fournisseurs, de documents divers et variés, … Son pilotage est complexe et les entreprises manquent souvent de moyens et de méthodes. Les dirigeants n’ont pas de garantie de pérennité de l’infrastructure informatique, ni de vision globale de leur Système d’Information. Les prises de décisions sont délicates, alors que leur importance est déterminante dans la transformation digitale.

Découvrez qu’il est possible pour les dirigeants de maîtriser et piloter leur Système d’Information sereinement. Voici les clés pour réussir

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Fixer les objectifs et les priorités réalistes pour votre Système d’Information 

Les possibilités de transformer l’entreprise grâce aux technologies digitales sont nombreuses et déterminantes pour l’avenir. Pour que le Système d’Information soit un levier de performance, il faut faire les choix qui permettent de l’aligner sur la stratégie de son entreprise.

Un état des lieux technique, fonctionnel et organisationnel (ou audit informatique) identifie et formalise des projets. Ceux-ci sont ensuite gérés dans un portefeuille prévu à cet effet. Associé à l’établissement et au suivi d’un budget de fonctionnement et d’investissement, ce portefeuille permet au comité de direction :

  • De choisir les projets à engager
  • De prendre des décisions sur ceux déjà en cours

Pour être efficace, il doit faire remonter aux décideurs des éléments synthétiques fiables, provenant à la fois des utilisateurs clé et des personnels IT.

Ne pas oublier de gérer les compétences de vos équipes informatiques 

L’équipe informatique est sollicitée pour le fonctionnement quotidien du Système d’Information, et pour la mise en œuvre des projets.

Les activités opérationnelles sont plus efficaces lorsqu’elles sont pilotées individuellement et collectivement :

  • Des réunions d’équipes préparées et porteuses de décisions opérationnelles (répartitions des activités, charges de travail, suivi des indicateurs de performance du SI…)
  • Des concertations individuelles régulières avec les collaborateurs IT, notamment pour les aider à focaliser leurs compétences techniques et fonctionnelles sur les besoins des métiers

Enfin dans un domaine où les technologies évoluent rapidement il est déterminant de :

  • Gérer les compétences de l’équipe IT : quelles compétences développer en interne, et comment ? Quand faire appel à des prestataires externes.
  • Développer les relations constructives entre l’équipe IT et les équipes métiers.

Gérer les risques avec clairvoyance

La plus part des processus de l’entreprise s’appuient aujourd’hui sur le Système d’Information. La transformation digitale en cours accentue largement cette tendance.

Il est donc raisonnable d’être proactif dans la prise en compte des risques :

  • Définir et mettre en œuvre des plans de sauvegardes
  • Établir et rendre opérationnelle une politique de sécurité
  • Identifier les applications et les matériels critiques
  • Traiter les risques les plus critiques grâce à un plan d’action
  • Formaliser et tester un plan de continuité d’activité (PCA) et/ou un plan de reprise d’activité (PRA)
  • Intégrer des analyses d’impact dans la formalisation des projets
  • Développer des processus maîtrisés de gestion des changements courants

Contrôler la performance du SI

La mise en place et l’exploitation d’indicateurs de performance du Système d’Information (SI) fait partie intégrante d’une bonne gouvernance du SI.

Il existe des indicateurs génériques, que l’on peut suivre dans toutes les entreprises comme ceux concernant les incidents :

  • Nombre
  • Criticité (niveau d’impact sur l’activité)
  • Durée d’indisponibilité du service

Et des indicateurs qui sont à construire en fonction des besoins de chaque organisation comme par exemple :

  • Les taux de disponibilité des applications névralgiques
  • L’avancement et la « météo » des projets
  • Les niveaux de satisfaction des utilisateurs

Chaque entreprise affine les choix et la pertinence des indicateurs au fur à mesure que sa maturité en termes de Système d’Information se développe. Parmi les critères qui définissent un bon indicateur nous pouvons citer :

  • La rapidité et la justesse des décisions que l’on peut prendre
  • La facilité de collecte
  • La capacité à favoriser la concertation entre décideurs, utilisateur, et équipes IT

Piloter les prestataires

Toutes les entreprises font appel à des prestataires dans la gestion de leur Système d’Information. Une relation pilotée avec un prestataire est souvent porteuse de valeur, au contraire d’une relation routinière faite de tacites reconductions.

Il est à minima indispensable d’organiser des revues de services et/ou des revues de contrats avec les prestataires les plus stratégiques. On remarquera que déterminer les prestataires les plus critiques, au travers de la gestion des risques, est un prérequis.

Le pilotage opérationnel des tierces maintenances applicatives (TMA), souvent conclues pour des applications critiques, et reposant sur des accords spécifiques plutôt que standards, est une capacité à développer.

Signe de bonne gouvernance, la capacité à gérer un litige avec un prestataire ne doit pas être négligée.

Impliquer les équipes métiers

Les outils informatiques, et plus généralement le Système d’Information, sont utilisés par tous les métiers que compte une entreprise. Savoir impliquer des personnes issues de chaque métier oriente les décisions des dirigeants au plus près des besoins rencontrés sur le terrain. La production de valeur grâce au Système d’Information est alors facilitée.

Les points suivants sont essentiels pour un pilotage du Système d’Information levier de performance pour les métiers et donc pour l’entreprise :

  • Recueillir les besoins sur le terrain
  • Formaliser des projets cohérents et réalistes
  • Faire participer des utilisateurs clés à certaines étapes des projets
  • Informer les utilisateurs de l’avancée des projets
  • Organiser des enquêtes de satisfaction internes

Maintenant que vous avez une vision de ces 6 clés et des méthodes et outils nécessaires, vous avez en main les éléments qui vont vous permettre  d’acquérir  une vision globale et une bonne maîtrise de votre SI.

Leur mise en place n’est pas simple et nécessite le plus souvent un accompagnement externe. En tout cas, ils sont essentiels pour ensuite prendre en main le pilotage du SI.

 

Fiche de cadrage de projet IT

 

 



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