Comment mutualiser le SI lors d’une fusion acquisition ?

Vous avez le projet d’intégrer une nouvelle structure à votre entreprise actuelle ?  Comment s’organiser ? Il s’agit ici de s’appuyer sur le Système d’Information (SI) lors des fusions acquisitions d’entreprise pour fédérer les Hommes et aider les directions générales à décider afin d’optimiser l’équation moyens/ressources.

Disposer d’une vue d’ensemble de votre nouveau SI et d’une feuille de route groupe, mettre en place rapidement des indicateurs de pilotage, reposent sur la définition d’une nouvelle organisation.

 

Le rôle des SI dans les croissances externes

Les Systèmes d’Information sont à la fois objets et vecteurs de toute fusion-acquisition.

> Objets : ils sont inévitablement impactés dans leurs aspects fonctionnels, techniques, organisationnels et humains.

> Vecteurs : Bien organisée, la transformation des SI contribue largement à la réussite (interne et externe) de la fusion-acquisition

 

De la gouvernance du Système d’Information issu de la fusion-acquisition 

La mise en place d’une nouvelle gouvernance du SI est indispensable pour assurer la continuité des services et réussir l’alignement du nouveau SI sur la stratégie du groupe. C’est une vraie opportunité pour valoriser le groupe, à condition de savoir apporter de la visibilité sur les projets SI et sur leur valeur ajoutée.

Courbe ITIL de valeur

 

Des fusions-acquisitions, des SI et des Hommes 

Il s’agit de fédérer les équipes autour d’un projet de transformation commun. L’identification des activités nécessaires pour assurer les missions d’aujourd’hui et de demain est une étape importante. Positionner, faire évoluer les ressources humaines, et développer de nouvelles compétences en accompagnant le changement, ne s’improvise pas.

 

Des technologies au service des métiers

Les cartographies des infrastructures matérielles et Telecom, des applications/logiciels métiers, des flux inter-applicatifs et  des logiciels “administration du SI” sont des clés pour : 

> S’interroger sur la correspondance « besoin – service rendu »

> Chercher à simplifier la maintenance et l’exploitation des outils

 

Concrètement, quelles actions mettre en place ?

Le rapprochement entre deux structures est avant tout une affaire d’homme et de culture d’entreprise. Il s’agit ici d’organiser des concertations régulières au niveau gouvernance et opérationnel entre les différents acteurs, pour prendre des décisions concrètes. Il faudra aussi des éléments factuels et formalisés sur les aspects techniques, fonctionnels et organisationnels. Cette vision globale permettra ainsi la priorisation des actions à mener.

 

Vous trouverez ci-dessous des exemples d’actions à mettre en place.

> Analyser et formaliser les processus SI au niveau du groupe

  • Domaines de compétences couverts 
  • Gouvernance
  • Schéma de l’organisation actuelle
  • Processus existants (méthodologie) :
    • Exploitation
    • Gestion des incidents, évènements et problèmes
    • Gestion de la demande de changement
    • Gestion de projets
    • Gestion des prestataires et fournisseurs
  • Evaluation de la satisfaction des utilisateurs sur le service rendu
  • Evaluation du niveau de la relation avec les utilisateurs
  • Evaluation des risques

> Faire une cartographie applicative pour avoir une vision d’ensemble

> Définir des scénarios d’évolution du service informatique sur la base

  • Du périmètre cible et des compétences existantes
  • Des rôles et des responsabilités redéfinis
  • De la couverture de service à assurer

> Organiser le changement

  • Mutualisation de certains services
  • Création de la polyvalence SI « groupe »

> Mettre en place un plan de communication   

  • Présentation des changements
  • Optimisation des services et du support
  • Dynamiser le service SI en impliquant des référents « métier » : améliorer la qualité, les délais …

> Créer des tableaux de bord de pilotage pour faciliter la prise de décision

Comme toujours sur les sujets liés au SI, le traitement des problématiques liées à l’humain est à mettre en priorité pour réussir un projet de fusion-acquisition. En ce qui concerne la gouvernance, une organisation doit être rapidement définie afin d’établir une stratégie SI en lien avec la stratégie du Groupe. Quant à l’opérationnel, la mutualisation des compétences/ressources doit permettre la création d’une dynamique d’équipe SI forte.

En conclusion, le prétexte de la mutualisation du SI est une « impulsion » pour conduire le changement.

 

 

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