Pourquoi travailler sur l’organisation et le SI en même temps ?

Le Système d’Information n’est pas qu’une affaire de technologie. Le faire fonctionner  et l’utiliser  restent des aventures humaines. Cet article s’adresse à tous ceux qui, dans l’entreprise ou les collectivités s’interrogent sur la performance de leur Système d’Information (SI) et son rôle dans le développement de leur organisation. Vous trouverez ci-dessous 15 questions indispensables à vous poser pour rendre votre SI plus performant.

 

De l’information au Système d’Information, un pas trop vite franchi

En ce 21ème siècle il est communément admis que l’information, qui circule autour de la planète à la vitesse de la lumière,  joue un rôle central, dans l’économie, la formation, la recherche, la géopolitique, …

Il n’est donc pas surprenant qu’au sein des organisations humaines, entreprises et collectivités par exemple, on parle fréquemment de Système d’Information, sans pour autant en donner une définition précise.

 

Mais de quoi parle-t-on exactement lorsqu’on parle de Système d’Information ?

Il nous paraît important de proposer une définition, que l’on peut certes discuter, mais qui a le mérite de poser clairement, le périmètre et les objectifs, de ce qui constitue le Système d’Information dans la suite de notre propos.

Nous définirons donc un Système d’Information (SI) comme un ensemble organisé de ressources humaines, matérielles, logicielles, données et procédures, qui permet de collecter, classer, traiter, stocker et diffuser de l’information sur un environnement donné, dans le but de prendre des décisions de gestion, conduisant à des actions concrètes.

 

La question de l’organisation apparaît inévitablement dans tout Système d’Information 

Cette définition nous permet en effet de nous affranchir d’un écueil fréquent : le Système d’Information ne se limite pas à des moyens techniques informatiques aussi puissants soient-ils.

Les êtres humains, et donc la manière dont on organise leur travail pour produire des résultats, sont fortement impliqués dans tout Système d’Information.

Par exemple un chargé d’affaires rédigera plus rapidement  de meilleures propositions commerciales s’il accède à des modèles par typologie de clients. Les modèles, le logiciel de stockage et de recherche qui permet d’y accéder, et la capacité du chargé d’affaires à accéder et à utiliser ces modèles, sont tous des éléments du Système d’Information.

 

Travailler sur son Système d’Information sans travailler sur son organisation est une démarche particulièrement risquée

Il est illusoire de vouloir aborder un projet d’évolution de son Système d’Information, en se limitant aux aspects technologiques (logiciels, serveurs applicatifs, réseaux informatiques, …) . Il faudra bien compter avec les êtres humains, qui in fine sont encore les principales ressources capables d’utiliser bien, ou mal, les informations dont ils disposent.

Modifier son Système d’Information signifie inévitablement modifier l’organisation du travail, puisque une partie du Système d’Information n’est rien d’autre que de l’organisation !

 

Les deux dimensions d’organisation dans un Système d’Information

  1. Comment on s’organise pour gérer le Système d’Information : comment sont prises les décisions qui le concerne, comment les projets sont-ils mis en œuvre, comment est-il maintenu en condition opérationnelle, comment est-il sécurisé, … Informaticiens (ou personnel IT selon l’évolution du champ lexical), managers et utilisateurs clés sont concernés.
  2. Comment on s’organise pour tirer le meilleur parti de l’information que manipule le SI. Dans ce deuxième cas tous les collaborateurs sont concernés.

 

15 questions à se poser pour des évolutions performantes de votre Système d’Information :

  1. Comment j’identifie les fonctionnalités et les niveaux de service dont mes équipes métiers ont besoin ?
  2. Qui accède à quoi comme information, quand, sous quelle forme, pour prendre quelles décisions et réaliser quelles actions ?
  3. Comment j’identifie des projets pertinents ?
  4. Quelle méthode de gestion des projets et d’accompagnement des changements d’organisation ?
  5. Si je choisis d’avoir des référents applicatifs pour une meilleure collaboration entre mes équipe IT et les utilisateurs : quels sont précisément leurs rôles et leurs moyens ?
  6. Comment sont prises les décisions concernant le Système d’Information (changements courants et projets) ?
  7. Mon comité de direction doit-il intégrer un représentant de l’IT ? Pour quoi faire ? A quelle fréquence ?
  8. Comment avoir une vision claire des compétences (techniques et/ou projets) dont je dispose en interne ?
  9. Quelles compétences (techniques et/ou projets) je maintiens (ou développe) en interne et quelles compétences j’achète à l’externe ?
  10. Comment je sélectionne des prestataires ?
  11. Comment je recrute ?
  12. Comment je forme ?
  13. Comment je mets en œuvre et contrôle une politique de sauvegarde ?
  14. Comment je mets en œuvre et contrôle une politique de sécurité ?
  15. Comment je mesure les résultats de mon Système d’information ? Avec quels indicateurs ?

 

Dans cette période de transformation numérique, il est donc primordial d’adapter son organisation en temps réel ou tout du moins au plus vite, donc savoir évoluer dans un état de changement quasi permanent, en intégrant ses collaborateurs.

Vous l’aurez bien compris, le système informatique fournit des données et le Système d’Information leur donne du sens.

 



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